泽远集团
会议管理制度
第 1 页 目
录 第一章 总则 .............................................................................................................1 第二章 会议形式 .....................................................................................................1 第三章 会议组织 .....................................................................................................2 第四章 会议效率管理 .............................................................................................4 第五章 会议室管理 .................................................................................................6 第六章 附则 .............................................................................................................6 附录：会议记录簿 .......................................................................................................7
第一章
总则 第一条
为使泽远集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。
第二条
会议本着精减、有效、节俭原则运行。
第二章
会议 形式 第三条
董事长办公会 （一）
出席人员：董事长、副总经理、行政总监、业务总监、财务总监、行政经理、人资经理、财务经理、总助、总经理秘书、各分公司总经理等常设成员。
（二）
周期：根据需要随时召开； （三）
会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。
（四）
主持人：董事长 第四条
董事长质询会 （一）
出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员； （二）
周期：每周一次； （三）
会议内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达； （四）
主持人：总裁或执行总裁 第五条
全体员工会议 （一）
出席人员：公司全体员工； （二）
周期：每半年或一年、或不定期； （三）
会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；
（四）
主持人：总裁。
第六条
每周晨会 （一）
内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作； （二）
出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等； （三）
主持人：总裁； （四）
周期：每周周初 第七条
工作汇报会 （一）
内容：下级向上级汇报指定内容； （二）
出席人员：上下级或有关责任人； （三）
主持人：上级主管； （四）
周期：定期或不定期。
第八条
专题会议 （一）
内容：某一问题讨论和商定； （二）
出席人员：有关人员； （三）
主持人：相关主管； （四）
周期：不定期或定期。
第九条
各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
第三章
会议组织 第十条
会议程序 一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：
（一）
确立会议议题； （二）
安排会议议程； （三）
发出会议通知；
（四）
会务准备； （五）
做会议记录和摄像、录音； （六）
整理会议纪要、决议； （七）
相关领导阅改、签批； （八）
印发有关部门、人员，并归档。
第十一条
确立会议议题 会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。
第十二条
对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：
1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。
该报告批准后方执行。
第十三条
提前发出会议通知 （一）
通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等； （二）
方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认； （三）
出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。
（四）
通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。
第十四条
会务准备 会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。
根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。
第十五条
各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。
几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。
一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。
第十六条
各部门起草会议纪要的内容要求：
（一）
必须全面记录会议的内容； （二）
必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点； （三）
会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出； （四）
起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁； （五）
会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档； （六）
会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
第四章
会议 效率管理 第十七条
判断会议效率的高低有以下的标准：
（一）
会议是否按预期进行 （二）
目的及议题是否清晰，是否彻底讨论 （三）
会场准备是否完善 （四）
资料是否齐全 （五）
会议日程是否有计划性 （六）
参加者是否预先了解主题 （七）
讨论离题是否严重 （八）
会议气氛是否热烈
（九）
建设性发言数量 （十）
是否得出结论或对策 第十八条
提高会议效率的要领
（一）
要严格遵守会议的开始时间； （二）
要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明； （三）
要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者； （四）
在会议进行中要注意如下事项：
1.
发言内容是否偏离了议题? 2.
发言内容是否出于个人的利害? 3.
是否全体人员都专心聆听发言? 4.
发言的内容是否朝着结论推进? （五）
应当引导在预定时间内做出结论； （六）
在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间； （七）
应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认； （八）
应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
第十九条
会议禁忌事项 （一）
发言时不可长篇大论，滔滔不绝； （二）
不可取用不正确的资料； （三）
不可打断他人的发言； （四）
不要中途离席。
第二十条
会议管理技巧 （一）
控制出席人数，与会无关者不参加； （二）
每次会议须明确主题； （三）
对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议； （四）
会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间； （五）
对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人
可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。
第五章
会议室管理 第二十一条
会议室使用登记手续 （一）
凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续； （二）
会议室预约登记手续由总裁办办理； （三）
会议结束后将会议纪要送总裁办备案。
第二十二条
会议室必备的物品、用品和环境 （一）
会议室备有会议桌、椅； （二）
会议室备有饮水机； （三）
会务准备有特殊要求的，请与总裁办协商； （四）
会议室保洁。
第二十三条
会议室使用环境卫生的要求 （一）
注意保持会议室的环境卫生； （二）
严禁在会议室吃东西； （三）
严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施； （四）
严禁在会议室处理与工作无关的事情。
第二十四条
会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。
第六章
附则 第二十五条
本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。
第二十六条
本办法由总裁办负责解释。
附录：
会议记录簿
时间
地点
主持人
记录人
出席人
缺席人
列席人
议题
（记录内容）
决议 执行部门 时间 核查
使用要点：
（1）
重要会议，有言必录，详细记录； （2）
一般会议，可摘其要点记录； （3）
日常事务性会议，简要记录； （4）
对于重要会议记录，与会人员须确认签字； （5）
本簿装订成册使用。
泽远集团
会议管理制度
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录 第一章 总则 .............................................................................................................1 第二章 会议形式 .....................................................................................................1 第三章 会议组织 .....................................................................................................2 第四章 会议效率管理 .............................................................................................4 第五章 会议室管理 .................................................................................................6 第六章 附则 .............................................................................................................6 附录：会议记录簿 .......................................................................................................7
第一章
总则 第一条
为使泽远集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。
第二条
会议本着精减、有效、节俭原则运行。
第二章
会议 形式 第三条
董事长办公会 （一）
出席人员：董事长、副总经理、行政总监、业务总监、财务总监、行政经理、人资经理、财务经理、总助、总经理秘书、各分公司总经理等常设成员。
（二）
周期：根据需要随时召开； （三）
会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。
（四）
主持人：董事长 第四条
董事长质询会 （一）
出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员； （二）
周期：每周一次； （三）
会议内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达； （四）
主持人：总裁或执行总裁 第五条
全体员工会议 （一）
出席人员：公司全体员工； （二）
周期：每半年或一年、或不定期； （三）
会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议；
（四）
主持人：总裁。
第六条
每周晨会 （一）
内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作； （二）
出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等； （三）
主持人：总裁； （四）
周期：每周周初 第七条
工作汇报会 （一）
内容：下级向上级汇报指定内容； （二）
出席人员：上下级或有关责任人； （三）
主持人：上级主管； （四）
周期：定期或不定期。
第八条
专题会议 （一）
内容：某一问题讨论和商定； （二）
出席人员：有关人员； （三）
主持人：相关主管； （四）
周期：不定期或定期。
第九条
各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
第三章
会议组织 第十条
会议程序 一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：
（一）
确立会议议题； （二）
安排会议议程； （三）
发出会议通知；
（四）
会务准备； （五）
做会议记录和摄像、录音； （六）
整理会议纪要、决议； （七）
相关领导阅改、签批； （八）
印发有关部门、人员，并归档。
第十一条
确立会议议题 会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。
第十二条
对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：
1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。
该报告批准后方执行。
第十三条
提前发出会议通知 （一）
通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等； （二）
方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认； （三）
出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。
（四）
通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。
第十四条
会务准备 会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，投影仪、幻灯片和白板或黑板等。
根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。
第十五条
各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。
几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。
一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。
第十六条
各部门起草会议纪要的内容要求：
（一）
必须全面记录会议的内容； （二）
必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点； （三）
会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出； （四）
起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁； （五）
会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档； （六）
会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
第四章
会议 效率管理 第十七条
判断会议效率的高低有以下的标准：
（一）
会议是否按预期进行 （二）
目的及议题是否清晰，是否彻底讨论 （三）
会场准备是否完善 （四）
资料是否齐全 （五）
会议日程是否有计划性 （六）
参加者是否预先了解主题 （七）
讨论离题是否严重 （八）
会议气氛是否热烈
（九）
建设性发言数量 （十）
是否得出结论或对策 第十八条
提高会议效率的要领
（一）
要严格遵守会议的开始时间； （二）
要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明； （三）
要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者； （四）
在会议进行中要注意如下事项：
1.
发言内容是否偏离了议题? 2.
发言内容是否出于个人的利害? 3.
是否全体人员都专心聆听发言? 4.
发言的内容是否朝着结论推进? （五）
应当引导在预定时间内做出结论； （六）
在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间； （七）
应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认； （八）
应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
第十九条
会议禁忌事项 （一）
发言时不可长篇大论，滔滔不绝； （二）
不可取用不正确的资料； （三）
不可打断他人的发言； （四）
不要中途离席。
第二十条
会议管理技巧 （一）
控制出席人数，与会无关者不参加； （二）
每次会议须明确主题； （三）
对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议； （四）
会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间； （五）
对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人
可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。
第五章
会议室管理 第二十一条
会议室使用登记手续 （一）
凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续； （二）
会议室预约登记手续由总裁办办理； （三）
会议结束后将会议纪要送总裁办备案。
第二十二条
会议室必备的物品、用品和环境 （一）
会议室备有会议桌、椅； （二）
会议室备有饮水机； （三）
会务准备有特殊要求的，请与总裁办协商； （四）
会议室保洁。
第二十三条
会议室使用环境卫生的要求 （一）
注意保持会议室的环境卫生； （二）
严禁在会议室吃东西； （三）
严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施； （四）
严禁在会议室处理与工作无关的事情。
第二十四条
会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。
第六章
附则 第二十五条
本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。
第二十六条
本办法由总裁办负责解释。
附录：
会议记录簿
时间
地点
主持人
记录人
出席人
缺席人
列席人
议题
（记录内容）
决议 执行部门 时间 核查
使用要点：
（1）
重要会议，有言必录，详细记录； （2）
一般会议，可摘其要点记录； （3）
日常事务性会议，简要记录； （4）
对于重要会议记录，与会人员须确认签字； （5）
本簿装订成册使用。
凯瑞集团会议制度
根据集团公司章程，本集团设股东会、董事会、监事会、例会等议事机构。
一、股东会 ▲股东会职权：
股东大会是公司的权力机构，由全体股东组成，行使以下职权：
（一） 决定公司的经营方针和投资计划；
（二） 选举和更换执行董事、决定有关执行董事的报酬事项；
（三） 选举和更换非由职工代表担任的监事，决定监事的报酬事项；
（四） 审议批准执行董事的报告；
（五） 选举和聘任公司经理，决定有关经理的报酬事项；？
（六） 审议批准监事报告；
（七） 审议批准公司的处度财务预算方案、决算方案；
（八） 审议批准公司的利润分配方案和弥补亏损方案；
（九） 对公司增加或者减少注册资本作出决议；
（十） 对股东以外的人转让股权做出决议；
（十一） 对公司合并、分立、解散和清算或者变更公司形象作出议；
（十二） 修改公司章程；
（十三） 公司章程规定的其他职权；
▲股东会制度：
（一）股东会对公司增加或者减少注册资本、合并、分立、解散、变更公司形象、修改章程、股东会以外的人转让股权等事项作出决议时，应采取书面形式表决，必须经代表三分之二以上表决权的股东通过
（二）股东会会议由股东按出资比例使用表决权，首次股东会会议由出资最多的股东召集和主持。
（三）股东会定期会议每六个月召开一次。代表十分之一以上表决权的股东提议召开临时会议的，应当召开临时会议。
股东会会议由执行董事召集、主持，执行董事不能履行职务或不履行职务时，由监事召集和主持。
（四）召开股东会会议，应当于会议召开三日以前通知全体股东，必须有代表三分之二股权的人参加方为有效，不到会的视为弃权。
（五）股东会应当对所议事项的决定做成会议记录，出席会议的股东应当在会议记录上签名，记录由行政事业中心负责人保管存档。
二、董事会 ▲董事会职权：
董事会是集团公司的决策机构，对股东会负责，行使以下职权：
（一）召集股东会会议，并向股东会报告工作；
（二）执行股东会的决议；
（三）决定公司的经营计划和投资方案；
（四）制订公司的财务预算方案、决算方案；
（五）制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案；
（六）制订公司增加或者减少注册资本的方案；
（七）制订公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案；
（八）决定公司内部管理机构的设置；
（九）决定聘任或者解聘分公司经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项；
（十）制定公司的基本管理制度；
（十一）公司章程规定的其他职权。
▲董事会制度：
董事会是采取会议形式集体决策的机构，必须遵循以下会议制度：
（一）董事会每季度召开一次，以会议形式作出决议，也可根据实际需要多开会议不受限制。
（二）召开董事会，应当于会议召开三日以前由行政服务中心通知全体董事。如果属于是董事会召开临时会议，可以另定召集董事会的通知方式和通知时限。
（三）会议由董事长主持，如果董事长不能主持时，由董事长指定的董事主持。
（四）会议法定人数董事会会议应由二分之一以上的董事出席方可举行，董事人数须为奇数，由股东会选举产生。
（五）董事会作出决议，必须经全体董事的过半数通过（必须以全体董事人数为基数），而不是以出席会议的董事人数为基数，实行一人一票制，少数服从多数。
（六）董事会会议应当由董事本人出席，本人不能出席时，可以书面委托其他董事代理出席，委托书中应载明授权范围，但不得委托非董事人员代理出席。
（七）董事会应当对会议所议事项的决定作成会议记录，出席会议的董事和记录员在会议记录上签名，由行政服务中心负责存档，并发放到每个董事手中，董事和记录员要对会议记录的真实性负责，不得有虚假的记载。
三、监事会 ▲监事会职权：
监事会是公司的监督机构，是对董事会和经理的活动实施监督，行使以下职权：
（一）检查公司财务；
（二）对董事、经理等高管人员的行为进行监督，对违反法律、法规、公司章程或股东会决议的高管，给予纠正或提出罢免建议。
（三）提议召开临时股东会议，在董事会不必履行规定召集和主持股东会职责时，召集和主持股东会会议。
（四）公司章程规定的其他职权。 ▲监事会制度
（一）监事的人员由股东代且和职工代表组成，人数为3人，分别由股东会和职工民主会选举产生，任期为三年。
（二）监事会不定期召开，根据需要可随时由监事长召集。
（三）《章程》规定，公司的董事、经理及财务人员不得兼任监事。
四、例会 ▲例会内容：
例会的目的是为了①实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作。②提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。③集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。④协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。具体内容为：
（一）公司规章制度学习。
（二）由分公司和总部各部门汇报本阶段工作情况，包括：经营管理、项目进度、财务报表、经验和问题等。
（三）由总部下达下一阶段的任务目标和考核指标并做说明。
（四）董事长和总经理讲意见。 ▲例会制度：
（一）每月固定召开一次，时间为每月月末。
（二）例会由总经理召集主持，行政服务中心负责通知，参加人包括董事长、董事、总公司经理、分公司经理、总公司各部门负责人等。
（三）会议一般不得请假，如确有特殊情况需向总经理请假。
（四）行政服务中心人员负责记录，由总经理签字并以纪要形式存档和发放到有关人员。
弘远益民物资采购
管理制度
一、总则
(一)、为规范本公司及子公司和控股分公司的采购工作，特制定本制度。
(二)、本制度适用于本公司及子公司和控股分公司的采购活动。
二、采购原则
(一)、严格执行询议价程序
凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在10万元以下的必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外，超过10万以上的采购须以招标的形式进行。
(二)、合同会签制度
固定资产的采购合同，必须经过有关部门行政人事综合管理部、企业营运管理部、财务审计部、属生产型企业须总经办、设备维修部等共同参与，调研汇总各方意见，经总公司分管领导审核，总裁批准签约。属公司总部采购的项目，应报董事长批准。
(三)、职责分离
物资采购人员不得参与物资和服务的验收，采购物资质量、数量、交货等问题的解决，应由行政人事综合管理部或各分公司相关部门根据合同要求及有关标准与供应商协商完成。
(四)、一致性原则
采购人员定购的物资或服务必须与请购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足部门、分公司要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申
请部门更改请购单作参考。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的5％～10％。
(五)、最低价搜寻原则
采购人员定时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及各地区最低价格，实现最优化采购。
(六)、廉洁制度
所有采购人员必须做到：
1、热爱企业，自觉维护企业利益，努力提高采购材料质量，降低采购成本。
2、加强学习，提高认识，增强法治观念。
3、廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。
4、严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。
5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
6、努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。
(七)、招标采购
凡大宗或经常使用的材料、物资，如原、辅、包材料、零星且繁杂的物资、办公用品、等都应通过询议价或招标的形式，由行政人事综合管理部、财务审计部、企业管理营运部等相关部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年或一季度）的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的材料，除缩短招标间隔时限外，还应随着掌握市场行情，调整采购价格。
三、采购程序
(一)、供应商的选择和审计
1、原辅材料的供应商必须证照齐全，具有生产产品的合法证件。变更原辅材
料的供应商必须经过送样检验、小试、中试，征得需求部门或分公司同意，并报有相关部门批准备案。
2、对于大宗和经常使用的商品或服务，采购时应较全面地了解掌握供应商的生产管理状况、生产能力、质量控制、成本控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好业务记录，会同行政人事综合管理部、财务审计部、企业管理营运部等相关部门对供应商定期进行评估和审计。
3、固定资产及零星物资采购在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
4、为保证原、辅、包材质量的稳定，供应商也应相对稳定。
5、为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。大宗商品应同时由两家以上供应商供货，以保证货源、质量和价格合理。
6、对于零星且规格繁杂的物资，每根据部门预算计划统计造表交行政人事综合部，向三家以上供应商询价，经有关部门及行政人事综合部综合评估后，选择合适的供应商，签订特约供货协议，定期结算。
(二)、采购程序
1、物资的采购计划及资金预算计划——采购计划——→资金预算
2、固定资产及其他零星物品的申请，由各使用部门及分公司填写请购单，写清采购物资的数量、规格、型号、质量标准、技术指标、制作工艺、材质、要求到货日期等，由部门负责人或分公司负责人签字上报总部领导逐级审核批准后，交公司总部行政人事综合管理部负责统一采购。
3、采购询价、综合评估、会签合同，由行政人事综合管理部、企业营运管理部、财务审计部、工程、维修、分公司总经办及使用部门共同完成，报主管领导
审批。生产、质量、工厂维修、使用部门负责采购材料的适用性，财务部门负责预算控制、价格调查、资信调查、合同付款条款的审核，法务人员负责合同条款的审查，审计部门负责合同的事前审计和事后财务审计。行政人事综合部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及联系售后服务事宜。凡由总部统一采购的物资，采购合同签订后，由总部行政人事综合部将合同传真至物资需求的项目或分公司。
4、计划、仓储负责计划汇总、接货、记录，接收报告的出具。仓储、质量部门负责原辅包材的验收，并出具检测报告。并于每月10日将本月收货入库单、检测报告汇总连同原辅料库存数传真至总部行政人事综合部。物资设备由申请部门、工程技术部门验收，并出具验收报告。
四、审计监督
采购全过程进行财务监督和审计。在采购招标、采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有生产、质量、使用部门、工厂维修部门及相关领导参与外，财务、审计部门要全程参与。财务部门主要负责材料价格的核查，审计部门主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。采购人员要自觉接受财务和审计部门对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯廉洁制度的行为，审计部门将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，直至追究法律责任。
本制度未尽事宜报董事长批准后可随时修改调整。
（附招标管理流程）
弘远益民招标采购管理流程：
一、本流程仅对与公司生产经营有关的物资、服务等采购进行规范。
二、（议）标采购条件的与生产经营有关服务采购。
三、公司其它大宗设备、固定资产等采购流程可参照执行。
四、审批权限
1、招（议）标采购规模在10万元—100万元（不含100万元）的，由总裁审定中标单位，董事长复核。
2、招（议）标采购规模在100万元以上的，由董事长办公会审定中标单位。
五、组织实施
1、公司对通过招（议）标采购的物资、服务应成立招（议）标领导小组。
2、招（议）标领导小组由董事长任组长，总裁任常务副组长、分管副总裁、财务总监任副组长，下设招（议）标办公室。办公室成员由公司各部门负责人及董事长制定人员组成，办公室常设机构为公司行政人事综合管理部。
4、公司行政人事综合管理部具体负责实施公司招（议）标业务的组织、开标、议标、评（定）标等招（议）标工作。
六、具体操作流程：
1、拟定招（议）标书
2、招（议）标书由公司供销部根据招（议）标事项制作。
3、招（议）标书主要包括招（议）标事项所涉及产品和服务的技术规格、标准以及主要商务条款。
4、发放招（议）标书
5、行政人事综合管理部将已制作好的招（议）标书在两个工作日内寄送给所有合格的供应（服务）商或公司。
6、合格供应（服务）商包括但不限于公司已有的供应（服务）商目录，他人推荐、介绍的公司（或个人）。新推荐的单位必须通过资格预审后方可具备投标资格。
七、投标单位提交投标书：
1、合格供应（服务）商自收到招（议）标书起，两至五个工作日内必须把投标书送（寄）回到公司行政人事综合管理部。供应（服务）商投标文件应加盖公章，若投标人为个人的应签名并按具投标人手印，以确保投标文件的真实有效。否则相关投标文件无效。
2、行政人事综合管理部由专人负责登记、管理投标书。记录收到投标书的时间和投标单位名称等相关的信息。
3、单笔采购，参与投标的单位或个人不得少于三家。若规定时间内，参与投标单位少于三家，行政人事综合管理部将在三个工作日内再次寻求新的有投标意向的合格供应商来再次投标。
5、经过两次投标后，如投标单位仍不足三家，由行政人事综合管理部查明原因后，报公司招（议）标领导小组并在得到同意后与供应商进行单体议标询价，并按审批权限报领导审批后进行采购。
6、如出现无人投标的特殊情况，将由行政人事综合管理部相关人员采用直接议价方式，按审批权限报招（议）标领导小组审批后进行采购。
八、开标
1、投标单位全部投标后，由行政人事综合管理部在两个工作日内召集各部门相关工作人员组成本次招标小组，在公司指定地点进行开标。
2、开标时，招标小组安排专人负责拆标、唱标，另有专人负责监督唱标，行政人事综合管理部专责人员负责做好记录。
九、议标
1、开标后，根据各投标单位的投标情况，招标小组指定专人接通各投标单位联系人电话进行议标。通过采用开放式通话形式（电话免提功能），让在座成员可从中了解议标情况，或召集各投标单位现场议标。
2、现场电话议标确认为各投标单位最终的投标结果，行政人事综合管理部专责人员负责做好档案记录。
十、评（定）标
1、议标后，招标小组各成员根据议标结果，采取隔离方式对投标单位进行打分。
2、评分完毕后即由行政人事综合管理部人员汇总评分表，计算各投标单位总分并当场公布各投标单位得分。得分由高到低依次进行排名。
3、评分排名结果由行政人事综合管理部报招标领导小组按审批权限审定中标单位。中标单位一般为总分最高的投标单位。
4、评（定）标和打分过程由行政人事综合管理部专人记录，并由各成员在记录上签名确认。行政人事综合管理部负责将有关记录归档保管，以备日后核查。
5、行政人事综合管理部根据每次招标采购物资制作相应的评表打分表格。 十
一、签订合同
1、定标后，由供销部负责通知中标单位，并在三个工作日内签订合同。
2、若出现中标单位弃标的情况，由行政人事综合管理部招标领导小组审批后，将按评标结果由高到低的次序从确定的投标单位排名中逐次挑选，直至最终完成物资或服务的采购。若最终合同无法签订，则取消招（议）标结果，重新选择供应商重新招（议）标。
XXXX建设集团有限公司 总经理办公会会议制度
第一章 总 则
第一条
为了减少部门管理冲突、协调部门管理职能、助推集团发展动力、减少决策的失误，应充分发挥集体智慧， 规范集团公司重大事项决策行为，实现公司重大事项决策和执行上的科学化、专业化和一致性，引导管理层树立正确的价值观和建立特有的企业文化，逐步形成部门制约监管体系，保持干部队伍廉洁自律和忠诚度，经研究决定制订总经理办公会会议制度。
第二条 集团公司、各子公司、各项目部重大事项适用本制度。 第三条 根据企业实际情况，经董事长委托由集团公司总经理办公会议决定重大事项，实行总经理负责制。采用集体议事，并以会议决定形式体现集体意志，不以传阅、会签或个别征求意见等形式代替集体议事和会议决定，董事长独立意见等均通过会议决定体现。
第四条 集团公司行政部为总经办会议事务的归口管理部门，负责会议的组织和管理，综合管理部为会议决定的执行监督部门。
第二章 会议的类型
第五条 总经理办公会议一般分为定期和不定期两种形式，以解决实际问题和重大决策事项为会议导向，不定期会议为主。
第六条
定期会议一般每月召开2次，一次在月初5 日左右召开，
一次在月中18 日左右召开。如果当月组织不定期会议超过两次，可以取消当月定期会议。
第七条
不定期会议根据董事长、总经理或分管副总提议，确定时间组织召开。会议地点原则上确定在集团公司会议室，特殊情况可以确定在提议问题所在地。
第八条
集团公司机关各部门、各项目部召开周例会时，由分管副总参与，不属于总经理办公会议范畴。但原则上副总经理以上高层须至少每月参加一次各项目部召开的工作例会，会议内容不属于总经理办公会议范畴。
第三章 会议的组织和职责
第九条
总经理办公会议由总经理主持会议，在总经理因故不能履行职责时，可委托副总经理主持。
第十条 会议人员：公司总经理、副总经理、总工程师、财务总监、综合部、质安部经理务必参加，有必要时，与会议议题相关的其他有关人员也列席会议。
行政部办公室负责通知会议相关人员、拟定相应通知。对于会议的内容、起草的会议纪要、会议决定等，经参与人员复核修正后，报总经理审定，方能下发。
参会人员须准时出席，因特别原因不能到会的，应提前向会议主持人请假，总经理办公会议应当由1/2以上的成员出席方可举行。但会议相应纪要、决定等须在会中或会后征求缺席人员意见，方能形成
集体决定。如果意见暂时无法统一，另行确定会议时间或者情况紧急时由总经理向董事长汇报确定。
会议议题和内容、决定等涉及暂不宜公开的事项时，出席人员及列席人员要遵守保密规定，不得对外泄露会议研究相关信息内容。
第十一条 不定期总经理办公会议的内容，主要为定期总经理办公会议中没有涉及，属于总经理办公会议重大事项范围内容，事关重大且急需研究解决的问题。参加单位、部门及人员由总经理确定，只解决问题，不听取汇报。
第四章
总经理办公会议决策的事项范围
第十二条 可纳入定期总经理办公会决策的事项范围
(一) 审议集团公司、公司各职能部门、各子公司、各项目部、外出分支机构半年、经营生产计划、工作总结、完成目标的制定、审核和考核；
(二) 审议集团公司的预算、决算，审核集团公司财务审计部门对外出分支机构、各项目部的财务审计报告；
(三) 对子公司及分公司设立方案进行可行性研究和建设性方案； (四) 组织审议对合格供应商入库和定期评价；
(五) 审议房地产项目土地购买方案、前期规划、初步设计、项目招投标、施工图设计、招标文件、控制价格、建设过程重大管控等全过程重大事项；
(六) 讨论拟订、审议制订公司的基本管理制度；研究决定公司职
能部门的职责划分和各岗位职责；
(七)研究决定聘任或解聘除应由公司董事长直接聘任或解聘以外的人员，并决定其薪酬、考核及奖惩事项；集团公司各部门、项目部、分支机构设置的改变，人员编制和部门责任人员的调整、任命、考核等；
(八) 研究制定或修改公司员工工资、福利方案，决定公司员工奖惩、加薪或减薪事项、临时奖励、定期薪酬考核和审核等；
第十三条 可纳入不定期总经理办公会决策的事项范围: (一) 审议重大工程建设项目的招标文件、投标决策，对其进行可行性研究和风险管控；
(二) 对集团公司、项目部预计达到标的总额5万元以上的工程劳务分包、材料采购、专业分包、机械租赁等进行审核批准、各类经济合同的主要条款确定、重大款项支付等；
(三) 重大事件如检查、督促、巡查、整改、质量安全问题、突发事件、重大法律事件、重大纠纷、重大节庆活动方案等的组织管理、协调解决、资金使用、计划方案确定和调整等。
第五章
总经理办公会议决策的决策程序
第十四条
提出事项
重大事项可由责任部门提交分管副总、总经理直接提出、董事长提议等方式提出。提出方式可采用口头、书面两种形式。为了减少节省时间、提高决策效率，如果口头能够解决的尽量不采用书面提出。
应当纳入集体决策的重大事项必须主动提请，不得采用各种方式规避或拒绝。但是责任部门必须保证供会议决策的资料、附件材料的全面、完整、真实、准确。
第十五条
列入议题
重大事项提出后，由总经理审定是否列入会议议题，根据事件具体情况，确定是召开定期会议，还是召开不定期会议形式。并将会议时间和形式电话通知行政部办公室记录、落实。
复杂会议时，如果需要提前收集相应资料，由行政部办公室负责汇总重大事项及其相关材料后，提交上会。
如事项涉及法律事务的（比如重大项目投资、重大法律事件等），应事先由集团公司法律专员提出书面意见，意见随上会材料一并上会审议。
如事项需要在较大范围内研究和征求意见的，应由分管副总在提出事项前完成前期的研究和征求意见，并形成文字说明一并上会审议。
第十六条
提前通知
定期会议时，由行政部办公室拟定召开领导班子会议的电话通知（含议题及有关资料）须至少提前1个工作日送达与会人员。
不定期会议时，由行政部办公室电话通知。 第十七条
讨论决定
领导班子会议由总经理或委托副总经理主持。会议中先由事项提出部门负责人介绍有关情况并作说明，由参会人员对议题进行充分讨论，最后由会议主持人在听取其他参会人员充分发表意见的基础上，
作出决定。
会议讨论中，每位参会人员应充分表明个人意见，总经理或所有副总经理应表明赞同或不赞同的意见。
第十八条
形成纪要。领导班子会议对重大事项作出决策后，由行政部办公室负责整理会议记录，并形成“会议纪要”。“会议纪要”须写明会议名称、会议主持人、参会人员、会议记录人员、事项提出部门负责人对方案的介绍和说明、分管领导的意见和主持会议的总经理或副总经理的决定等内容。“会议纪要”经总经理签发后，由办公室负责分送，分送限参会人员和部门、综合管理部。
第十九条
正式行文。对集团公司决定的重大事项，需要行文的，经董事长签发，由行政部办公室下文。
第二十条
文件建档。行政部办公室对会议全过程资料、成果文件等进行收集归档、建立台账，必要时收集影像、音频、视频等资料。
第六章
附则
第二十一条 总经理办公会决定的事项，按照分工分别由会议指定人员和部门贯彻落实。总经理办公会审议的规章制度，由主办部门负责拟文后，交行政部办公室汇总并在下次会议或召开不定期会议通过。
第二十二条 总经理办公会决定的事项，因特殊情况或不可抗力因素导致发生变化，不能按原决定贯彻执行时，承办人可提请总经理办公会复议，紧急情况可由总经理向董事长汇报请求意见。
第二十三条 议定事项的承办人和承办部门应抓紧落实总经理办
公会的决定，并将执行进展及完成情况及时报告总经理。
第二十四条 综合管理部对会议决定的执行进展和成果进行全面监督、考核，并与部门、岗位相关考核办法挂钩、逗硬奖惩。
第二十五条 本制度由总经理办公会议负责解释。本制度自下发之日起执行。
二〇一八年三月一日
四川尧顺建设集团有限公司
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