无论是身处学校还是步入社会，大家都尝试过写作吧，借助写作也可以提高我们的语言组织能力。写范文的时候需要注意什么呢？有哪些格式需要注意呢？下面是小编帮大家整理的优质范文，仅供参考，大家一起来看看吧。
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通知具有广泛性、周知性、时致性。所以正确写作尤为重要。
通知一般由标题、正文和落款三部分组成。具体写法如下：
（1）标题。通常有三种形式：由发文机关名称、事由和文种构成；由事由和文种构成；由文种“通知”作标题。
（2）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知事项；结尾提出执行要求。在写正文之前，要在标题之下、正文之上顶格写出被通知对象的名称，在名称后加冒号。
（3）落款。写出发文机关名称和发文时间。如已在标题中写了机关名称和时间，这里可以省略不写。
通知的内容要写得明白、具体。
1、在第一行正中写“通知”二字，也可视情况写成“关于××的通知”、“紧急通知”等，详见图片。
2、写被通知单位或个人的名称，详见图片。
3、写通知内容。如内容较多，可分条开列。
4、结尾可写“特此通知”等字样，详见图片。
5、最后写上发通知者的名称和发通知的日期。用公文形式发出的通知要加盖公章，详见图片。
公文写作与处理试题/公文写作
一、单项选择题
在每小题列出的四个备选项中只有一个是符合题目要求的，请将其代码填写在题干的括号内。错选、多选或未选均无分。
1.在我国，文书作为公文与案卷的含义被确定和沿用的是
a.先秦时期b.汉代以后
c.明朝时期d.民国时期
公文所具有的特定效用是指
a.公文的查考凭证作用b.公文的强制作用
c.公文的现实效用d.公文的行政指挥作用
3.由公文起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿成文的写作形式，一般适用于
a.简报b.事务性通知
c.便函d.决策性公文
4.公文写作的规范性强，主要体现在公文写作必须
a.讲究格式b.遵守法规
c.实事求是d.熟悉业务
5.公文的文本中只作为正本的样本留在本机关以备查考，不外发的是
a.暂行本b.副本
c.试行本d.存本
6.机关行文必须遵守的具体规定或准则称为
a.行文规范b.行文规则
c.行文方式d.行文关系
7.在下列四组机关部门中，可以联合行文的是
a.省人民政府、省民政厅、省公安厅b.市人民政府、市民政局、市公安局
c.市公安局、市卫生局、市人事局d.市人大常委会、市教育局、市经贸委
8.“意见”这一文种属于
a.行政机关法定公文b.企事业单位法定公文
c.非法定公文d.党的机关法定公文
9.“批复”这一文种最突出的特点是
a.说明性b.可行性
c.针对性d.政策性
10.计划类文书标题中不能省略的项目是
a.机关名称b.适用时间
c.内容类别d.发文时间
11.属讲话类文书独有的特点是
a.直接性b.针对性
c.口头性d.指导性
1简报在格式上不同于一般公务文书的突出特点是
a.有独特的报头b.有标题
c.针对性、指导性强d.材料新颖
13.公文处理工作的时限性体现在公文处理工作的a.发文阶段b.每一个具体环节
c.收文阶段d.管理阶段
14.在一个机关中具体担负公文处理工作领导责任的是
a.机关分管领导b.机关正职领导
c.机关办公室主任d.机关办公室秘书
15.在公文办理工作中，既是收文办理的最后一道程序，又是发文程序的开始，这一环节是
a.批办b.承办
c.分办d.注办
16.“守则”最显著的特征是
a.思想性强b.简洁易记
c.具体细致d.涉及面广
17.文书档案的基本保管单位是
a.文件b.组卷
c.案卷d.条款
18.在以下的文件材料中，应当进行立卷的有
a.一般性文件的修改稿b.未成文的草稿
c.抄送来的供参考的文件d.下级机关的文件
19.在“请示”的行文中，应当
a.只写一个主送机关b.同时抄送给下级机关
c.同时出现两个以上主送机关d.直接主送领导人个人
20.用来揭示一个机关一年所形成的全部案卷，统计案卷的数量，并且作为查找利用档案的一种最基本的工具，叫做
a.案卷目录b.立卷类目
c.案卷标准d.文号索引
二、多项选择题
在每小题列出的五个备选项中有二个至五个是符合题目要求的，请将其代码填写在题干的括号内。错选、多选、少选或未选均无分。
21.以下情况可以使用通知的是
a.批转下级机关公文b.转发上级和不相隶属机关公文
c.任免和聘用干部d.给下级机关布置工作
e.发布规章
2在调整定卷时应注意检查的是
a.卷内文件的成分b.卷内文件的联系
c.卷内文件的编号d.卷内文件的数量
e.卷内文件的保存价值
23.决议和决定都属下行的指挥性公文，不同之处在于
a.文字表达的风格不同b.发布后的约束力不同
c.形成的程序不同d.内容的范围不同
e.发布的形式不同
24.机关公文按来源可划分为
a.对外文件b.普通文件
c.收来文件d.内部文件
e.公布文件
25.建议类文书的主要特点有
a.说理性b.情感性
c.建议性d.委婉性
e.纪实性
26.公文处理工作在机关工作中起着重要作用，主要体现在
a.领导指导作用b.行为规范作用
c.助手作用d.纽带作用
e.查考作用
27.公文立卷工作对于机关公文处理工作和档案工作都具有重要意义，主要表现在
a.能够保持文件之间的历史联系b.可以维护文件的完整与安全
c.是文书档案的基本保管单位d.是交接案卷的依据和凭证
e.能够为档案工作奠定基础
28.公文标题一般由作者加事由加文种构成，在一定条件下，公文标题可以
a.省略作者b.省略事由
c.省略文种d.省略作者和事由
e.省略事由和文种
三、判断说明题
先判断命题正误，然后说明正确或错误的理由，判断1分，说明2分；判断错误，全题不得分。
29.公文的承办是指机关有关部门或人员对具体工作问题的执行和处理。
30.凡收到下级机关来文，上级机关必须用“批复”回复。
31.平行文只能在同级机关之间使用。
3几个机关的联合发文，应当在公文版头部分标明几个机关的发文字号。
33.会议记录和会议纪要都是会议的产物，所以它们是一回事。
四、简答题
34.如何确定公文的名称?
35.报告的写作有哪些具体要求?
36.简述写作调查报告的前期工作。超级秘书网
37.简述公文的现实效用。
38.简述归档的案卷在质量上的要求。
五、论述题
39.试论公告、通告的特点及差异。
40.试论公文写作的基本要求。
六、应用题
41.下面是滨海县政府办公室秘书小王根据领导意图撰制的一份公文。
请指出撰制这份公文需要经过哪些发文环节?
请根据公文构成要素与书面格式规范，指出公文中的错误并加以辨析。公文写作与处理试题
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1.公文语言的主要特点是什么?
公文语言的主要特点是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
庄重--指语言端庄，格调郑重严肃。
准确--指语言真实确切，无虚假错漏，褒贬得当，语意明确，符合实际。
朴实--指语言平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂。
精练--指语言简明扼要，精当不繁，服从行文目的及表现主题的需要，当详则详，当略则略。 严谨--指语言含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当，忌模糊含混、语意多歧。
规范--指语句不仅合乎语法及逻辑原则，而且要合乎公务活动的特殊规范性要求。
2.简述公文写作的程序。
(一)公文写作前的准备
1 明确行文目的和要求。
2确立公文主题。
3选定公文文种。
4占有材料。
5确定具体表达方式。
(二)撰拟文稿
1安排好结构，一是确定总体的构成;二是确定正文的具体构成，解决好各 组成部分的编排次序，安排各层次、段落间的衔接与转换，处理好开头和结 尾。
2拟出写作提纲。
3正式撰拟文稿。
(三)审核修改
文稿的审核修正要认真严肃反复进行，要按规定的程序进行。
3.按行文方向对公文进行分类的意义是什么?
按行文方向分为上行、平行、下行3类。
如此分类，当我们需要行文时，只要根据行文单位之间的隶属关系(上、下隶属或不相隶属)，就能准确的从该公文分类中找到正确的文种了。
4.区别主送与抄送机关的依据是什么?
主送机关是要对所受公文负责实际办理、答复的，抄送机关只需对公文内容了解。主送机关表明公文效力所及的空间范围和机构、人员范围;抄送机关的作用是沟通情况，以便取得了解、支持、配合。
5.公文是哪种文体?
公文性应用文，这是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出的文件类应用文。如布告、通告、批复、指示、决定、命令、请示、公函等。这类应用文往往庄重严肃，适用于特定的场合。
6.公文处理的基本任务是什么?
公文处理最基本的任务就是撰制、办理、管理、整理(立卷)，归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，撰制是前提，办理是中心，管理、整理、归档是终结。几个部分互相联系，互相交叉，互相制约。
(一)撰制公文就是根据公务活动的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收集整理 6
有关的信息撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。
(二)办理传递文件根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办。承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给收文单位的过程。
(三)管理文件是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管，对秘密文件进行保密维护。
(四)立卷归档公文办理完毕后，应根据《档案法》和其他有关规定，及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目，编制成案卷，并在规定的时间内将其移交档案部门。
7.发文处理的基本程序是什么?
发文办理的一般程序为：拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。这一程序具有很强的确定性与不可逆性。
第一阶段：文稿的形成，具体包括：拟稿、会商、审核、签发。这一阶段是发文办理活动的中心内容。 拟稿，即上一节所讲述的公文写作。经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意志见诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。
会商，指当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关的职权范围，需征得其同意或配合时所进行的协商活动。
审核，指拟就的文稿在送交有关领导审批或会议讨论通过之前，由经验丰富、政策理论水平和文字水平较高的相关工作人员等对文稿所做的全面核查、修改工作。
签发，指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名、日期的活动。除一些规范性及部分重要公文须经有关会议讨论通过，或再由负责人签署方可生效外，其他文稿，一经履行签发手续即为定稿。为此，签发是绝大多数公文生效的必备条件。
第二阶段：公文的制作，具体包括：核发、登记、缮印、用印或签署。这一阶段工作的任务，就是以定稿为依据.以手工缮写、机械誉写和印刷等方式，制成供正式对外发出的各种公文文本，形成供实际使用、具有法定或特定效用的正式公文。
核发，指秘书部门在定稿形成后、公文正式印发前，对公文的审批手续、文种、结构格式等进行复核，确定发文字号、分进单位和印制份数。
登记，这里揭发文登记，主要登记行将发出的公文的发文字号、文种、标题和发文范围。
缮印，即以誉录抄写、印刷等方式制作供对外发出的公文。
用印或签署，即在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。
第三阶段：公文的对外传递，包括分装、发出等环节。这一阶段工作的主要任务是为使公文能为受文者有效接收创造条件。
分装，指按照规定具体抗配和封装公文。
发出，指将已封装完毕的公文以适宜的方式(如走机要交通等)发送给受文者。
第四阶段：处置办华公文，包括暂存、销毁、立卷、归档等
8.用印的注意事项有哪些?
公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发的公文。二，公文用印要端正，清晰，不得模糊歪倒。盖印的位置要正确。三，两个以上的机关或部门的联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。四，公文用印一定要与制发公文的机关，部门成单位相一致。五，公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印，要防止将印章错盖在漏印的空白上面。
9.联系行文该如何盖章?
当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字;主力、机关印章在前;两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
10.国家行政机关公文格式?
公文标题2号小标宋体字，正文用3号仿宋体体字，如有小标题用3号宋体或黑体，a4纸型双面印刷，每面22行，每行28个字。
11.简报的特点：简明扼要，快速及时，典型新颖。
作用：上情下达，下情上达，相互借鉴。
公文写作通常都有一定的目的和意图，这种目的和意图领导或交待的很清楚、或不甚明了，且多是原则性地指点或粗线条地勾画。动笔前准确领会领导意图，防止所写公文脱题离纲，文不达意，是提高公文写作速度的关键一步。
要分析清楚要素。起草公文首先要考虑行文目的。要分析清是向上级汇报还是向下级讲话，是内部交流还是公开发表;其次要明确格式和文体。要弄清是上行文、平行文，还是下行文，还要弄清是请示还是报告，是汇报还是总结，是演讲稿还是讲话稿等等;最后还要确定人称用语。公文是以第一人称写，还是以第三人称写，都要及时与领导沟通好、商定好，防止“失之毫厘，差之千里”，真正做到有的放矢，心中有数，少走弯路。
要符合领导风格。“萝卜青菜，各有所爱”，撰写公文除要求实事求是、语言规范外，还需符合领导的办事风格、语言特点，不同的领导讲同一问题却有着不同的风格，撰写公文的语言特点、风格自然也不相同，喜直来直去的，则要用原汁原味的土话，实实在在地去写;爱生动文雅的，则要形象生动地、风趣幽默地作准备;好谈古论今的，则需引经据典、文言诗词并用，越古越有味道;同时还要注意控制篇幅的长短，该长则长，该短则短，力求使所撰写的公文符合领导的`“口味”、对领导的脾气，达到快速过关之目的。
要进行换位思考。文秘人员在起草公文时需快速进入角色。首先要把自己沉入到听众中去。从受文对象、发送范围切入，依听众的职业特点、思想状况及平时所掌握的信息，认真分析听众的心里，准确判断他们想听什么、需要什么，尤其是听众迫切想知道和急需想解决的问题，更要想周全、写到位;其次要站在讲话领导的角度上。从基本观点、解决问题入手，依领导的工作方法、思维习惯及单位近期工作动态，认真分析全局的工作，准确判断出单位目前需解决的问题和要实现的目标。两者相比，从中找出共同点去撰写公文，实现公文表意达到共鸣之效果。
公文写作常被比喻为“来料加工”，这个来料就是日常积累的资料，资料全面详实的程度直接决定着加工出来的“产品”的合格率，文秘人员不但要勤收集资料，还要善于积累资料，“巧妇难为无米之炊”说得就是这个道理。
要积累单位的资料。对单位资料的积累要尽可能地做到全面详细，要有正面的，还要有反面的。一要积累单位的历史资料。如单位的组建过程、名称变更、隶属关系、发展过程、组织沿革、人事变迁、重大事件等；二要积累单位的公文资料。如单位历年的工作总结、工作要点、会议纪要、典型材料、重点工作、中心任务及当年的工作指标、工作要点、重大事项安排等；三要积累单位的数据资料。如单位的编制实力、现有实力、生产规模、完成指标、出口创汇、占地面积等。这些资料是公文写作不可或缺的重要资料。
要积累驻地资料。首先要收集驻地的地理资料。如地理分布，气候特点、人口数量、区域划分、县市设置、经济特色等;其次要收集驻地的节日资料。如当地的解放日、民俗日、重大工程项目庆典日等活动的信息;再次要收集驻地的人文资料。如文物古迹的历代演变、名川大山的来历传说、历代名人传记、现今的旅游状态等。这些资料在一些公文中可作为有力的论据，也可为作为公文添彩的文眼。
要积累时事政策资料。要及时收集党和国家出台的方针、政策及法律、法规，也要收集上级单位出台的相关政策、法规;要及时收集党和国家号召学习的先进典型的事迹材料，也要收集本单位、本行业的先进典型人物事迹;要及时收集党和国家为本行业提出的发展方向，也要收集本单位超前发展的理念、层出不穷的新鲜词汇。这些资料皆可在一些公文中直接引用或套用。
模仿范文进行公文写作是公文写作者入门的有效捷径，也是提高公文写作速度、出精品的必然之路，正如古人所言：“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟”，更何况我们每一个人都不可能有大文豪、大作家那样登峰造极、出神入化的手段。
模仿固定格式的公文。公文在长期的使用及不断的演变和规范过程中，渐渐形成了固有模式和一些特殊要求，其中部分公文还具有了相对固定的格式，如命令、通知、请示等，这类公文有着固定的开头用语、过渡用语及结束用语，这些用语就像组成了一个雕刻精细的书架，只要随时填入相应的内容就可完美无缺。对于这类公文的写作我们完全可以套用那些语言组织精练、结构严谨的现成公文来快速“移植”成文。
模仿单位高手的公文。所谓高手就是单位的“大笔杆子”，他们在长期的公文写作实践中，积累了丰富的写作经验，具备了较深的理论造诣，且单位的一些公文皆是其殚精竭虑、废寝忘食的结晶，具有极佳的形式和模式，堪称范本;同时，单位的大笔杆子还十分熟悉本单位领导的特点和习惯。向他们学习，可以迅速掌握公文的起草程序、格式规范、处理过程；模仿他们的公文，可以快速领会公文的写作要领、技巧处理、写作要求;另外，还可了解领导喜欢的公文风格及对公文要求的习惯。对此，要悉心学习、仔细揣摩、借鉴掌握，消化吸收成为自己的东西，努力实现公文写作的跨跃式升级。
模仿名人大家的公文。鲁迅讲：“凡是已有定评的大家，他的作品，全部就说明着‘应该怎样写”，这就有力地为我们模仿公文写作指明了方向。当然，名人大家的公文因年代、历史等原因在格式上不一定符合现代公文的要求，但其行文的语言与文风依然耀眼夺目，是公文写作模仿的重点，要模仿他们简明质朴不枯燥，新颖生动不浮华，简洁精炼的语言；要模仿他们内容充实不冗长，文章短小不空洞，严谨规范的文风。
在掌握一定的公文写作捷径与技巧的基础上，还需要公文写作者勤学习、苦笔耕，厚积薄发、天道酬勤，只要以锲而不舍的精神，顽强的毅力坚持不懈，久而久之，驾驭公文写作的能力就会逐步形成。
公文写作规范
一、公文的概念
公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料,是办理公务的重要工具。公文的基本含义,可以从四个方面来理解：
(一)公文形成的主体是国家机关及其他社会组织。
(二)公文形成的条件是行使职权和实施管理。
(三)公文是具有法定效用与规范格式的文件材料，这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。
(四)公文是办理公务的重要工具之一。
公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。
二、公文的主要文种：
国务院2000年颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二章“公文种类”共确定了13个文种。
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（一般适用中央、省级人民政府）
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知是一种使用范围较广的文体。凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。通知可分为“批示性通知”、“指示性通知”、“一般性通知”、“会议性通
知”、“任免通知”五种。通知一般都要有一个符合标题“三要素”（即发文机关、事由、文种）的标题，使人一看标题就知道是什么单位通知什么事情或要求做什么事情。避免简单地使用“通知”作标题，不写被通知单位。通知要交待清楚所通知的事项，如何办理，有什么要求等。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
三、公文的分类：
(一) 从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文、下行文。
(二) 从公文的来源来划分：对外文件、收来文件、内部文件。
(三)从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件、公布文件。
(四)从公文的制发机关的性质和公文作用来划分：法规文件、行政文件、党的文件。法规文件又可分为法律文件、法令文件、行政法规文件。
(五)从公文内容的性质和特点来划分：指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文。
常见的公文分类还有：
(一)从文件的缓急程度上划分，分为特急件和急件。
(二)从文件的使用范围来划分，可分为通用文件、专用文件和技术文件。
(三)从文件的发送目的来划分，可分为主送件、抄送件和批转件、转发件。
(四)从文件的处理要求来划分，可分为急件和平件。急件又可分为需办文件(办件)和参阅文件(阅件)等。
四、公文格式
公文的书面格式一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（一）发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。比如：“淮南市审计局文件”。
（二）发文字号
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角“〔〕”括入。文件序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（三）签发人
上行文应注明签发人姓名。
（四）公文标题
公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关；公文标题中，除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。
（五）主送机关
主送机关应当使用全称或规范化简称、统称。确定文件的主送机关后，还要正确选择标注主送机关的形式。主送机关常见的标注形式有三种：一是全称。如主送机关“淮南市人民政府”即为全称。
二是规范化简称。如“市政府”，就属规范化简称。
三是统称。统称就是同级或者同类型机关概括性的总称，一般用于下行文。
统称具体又分两种：一种为“泛称主送”，指文件主送给同一级的各单位，如“各省、自治区、直辖市人民政府”；另一种为“递降称主送”，指文件主送给垂直几级的同类各单位，如“各市、县人民政府”。“泛称主送”时常涉及到同一级不同类的若干机关，必须注意排列顺序。一般来说，首先是“先外后内”，即把同是下一级的各地方政府放在前，本机关的职能部门放在后。其次是依党政军群之先后顺序。在“泛称主送”中，标点符号的使用也是有规律的。通常是同级同类机关之间用顿号，同级不同类的机关之间用逗号，主送机关结束之
后用冒号。如“凤台县、各区审计局，市经济责任审计局，市局各科、室、局：”。
“递降称主送”的排列，起突出作用的还是按级别排列的原则。
（六）公文正文
正文是公文的主体部分，应符合国家法律、法规和方针、政策，力求简明扼要，观点鲜明，用语准确，层次清楚，结构严谨。
正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。
结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。经常出现的错误有乱用次序数，比如“一、”以后就是“1.”。乱加标点符号，比如“(一)”“(1)”后面加“、”或“1.”园点标为“、”。
公文中的数字，除成文日期、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语、中国历史纪年的数字
必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
1.定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语的数字，必须使用汉字。如：二万五千里长征、三心二意、四平八稳、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。
2.中国历史纪年、干支纪年，均使用汉字。如：万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。
3.含有月日简称表示事件、节日或其它特定意义的词组，应用汉字数字。如：“一二?九运动”（12月9曰）等。
4.相邻的两个数字并列连用表示概数的，须使用汉字数字。如：三四天、五六米、七八个、十五六岁、五六万套、三四百里、四十五六岁等。
5.公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯数字。如20世纪80年代、公元1949年10月1曰、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如：2005年，不应写成05年。
（七）附件
公文如有附件，应在正文之后，下空一行，成文日期之前注明附件顺序和名称。附件一般与正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“附件”字样，有多个附件时应标识序号。
（八）成文日期
成文日期以领导人签发的日期为准,用汉字将年、月、日标全。“零”写为“o”，不能写为“0”。用汉字的小写数字而不用大写数字。“零”是汉字的大写数字，与汉字中的其他大写数
字“壹、贰、叁”等搭配使用。“○”是汉字的小写数字，与汉字中的其他小写数字“一、二、三”等搭配使用。在标识成文时间时，最容易出错的是将“○”写为“０”，如将“二○○二年”误写为“二００二年”。“０”是阿拉伯数字，应与其它阿拉伯数字“１、２、３”等搭配使用，而不能与汉字的数字“二”搭配使用。
（九）公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它是加盖发文机关印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，主办机关印章在前。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖在其上。当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（十）公文如有附注，如“此件不得登报”、“此件发至乡镇”等，应标注在成文日期左下方、主题词之上，并加圆括号。如属请示件，应在该处注明联系人的姓名和电话。联系人一般以本机关经办部门负责人为宜。
（十一）主题词
公文应标引主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文种类的词。
（十二）抄送机关
抄送栏设于公文末页下端、印制版记之上。抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。
（十三）印发机关和印发日期
公文一般应有印制版记。印制版记列于抄送栏之下，左侧注明印发机关全称或规范化简称，右侧注明印发日期，右下角注明印发份数。15-10-26 公文写作规范
五、行文规则
（一）上行文规则
请示和报告等上行文一般不得越级行文。“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。
（二）下行文规则
政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
（三）联合行文规则
同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。但部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
六、几种常用文种的区别：
公文文种的选择根据：一是行文目的，二是发文机关的职权，三是与主送机关的行文关系。经常出现的错误有：文种选择不当，混用文种，生造文种等。
（一）请示与报告
“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间的区别。
一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。
二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
（二）请示与函
“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用“请示”或“报告”，应使用“请求批准函”。在公文撰写中，容易出现“请求批准函”误认为就是“请示”或“报告”文种，在与平行或不相隶属的机关行文时使用“请
示”或“报告”，是欠妥的。“请示”与“请求批准函”有严格的区别，主要有：
一是类型不同。“请示”是上行文；“请求批准函”是平行文。
二是主送机关不同。“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。
三是内容范围不同。“请示”是请求批准、指示；“请求批准函”是请求批准某项职能事项。
四是行文语气不同。“请示”的用语应尊敬上级机关；“请求批准函”应互相尊重。
五是办复方式不同。“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。
（三）报告与总结
“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2010年xx工作总结”等，这样的标题是不对的。其实，工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。如将上述公文标题改为“某某单位关于2010年xx工作情况的报告”，这样就比较规范了。
七、审计机关公文注意事项15-10-26 公文写作规范
请大家每天登陆公文处理系统，及时办理公文。阅办后点击办文结束。公文行政公文与业务公文注意不要混淆。自制公文办结,交办公室二份存档。上报市政府文件应当为三份。在具体的公文中还要注意以下几点：
（一）审计报告征求意见书：公文审批单应当列明标题、主送单位，以便存档时查找。审计报告征求意见稿应当作为附件。
（二）审计通知书：标题应当为“淮南市审计局对xx进行审计的通知”。其他文件的介词一般用“关于”。
（三）审计报告：
公文审批单应当列明标题、主送单位。正文中无标题、主送单位。
收缴违纪资金应当表述为“收缴入库”。
报告正文中不需注明凭证号。
在引用法律和法规时，应列明文件名称（全称）、具体条款号及条款内容；在引用规章和规范性文件时，应列明发文单位、文件名称、发文号、具体条款号及条款内容。
注重礼貌原则。提出建议一般使用应当、可以等词语，少用或不用必须、要等能愿动词。作为处理公共事务的公文，表述应该清楚明白，但现实情况是复杂的，因而对一些问题的阐述应掌握分寸，留有一定的余地，以便被审计部门能够按照报告提出的原则或精神，结合各单位的具体情况，处理各种各样的实际问题。当然，涉及到审计处理处罚的决定因为具有强制性，不受以上限制。
注意歧义问题：歧义是指语句有两种或多种意义，可同时形成两种或多种解释的一种语言现象。公文语言是一种非常讲究精确性的语言，因为公文的目的就是要使受文者接受作者的影响。要使这种影响有效，一个重要的前提条件就是意思的表达要高度精确，使每一个句子甚至每一个词在表意上具有唯一性，以避免受文者“见仁见智”，按各自的理解而不是作者的意图去行事。比如，“我们要学习文件”这句话就有三种理解：一是我们打算学习一下文件；二是我们索要供学习的文件；三是我们应当学习一下文件。如有的规范性文件中说“我们要严厉打击少数犯罪分子”，人们当然可以将这种表述理解为“只打击少数而放纵多数”。如“人大”在没有精确交代语境的情况下可理解为“中国人民大学”，也可以理解为“人民代表大会”。
（四）注意审计报告与行政公文的不同。不要不做改动，用业务公文的底稿直接粘贴复制作为上行文上报市政府。
一是适当修改，改变语气。由平行文改为上行文。如：改变我局、你单位的称呼。
二是行政公文与业务公文相比简洁明了，表述事项、实例详略得当。行政公文是以处理公务为目的，为实现高速快捷的办事原则，公文叙事应“简言达旨”，要以最精短的文字，去陈述具体的内容。
三是业务报告中“对本次审计发现的问题，请自收到本报告之日起**日内，将整改情况书面报告我局。本报告及有关整改情况随后将以适当方式公告。”行政公文应当删去，报告不是请示，是否公告局长办公会自主决定。重大问题的公告，按程序另行请示。
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